Falar de ponto eletrônico é algo muito complexo, por se tratar da evolução do registro de ponto convencional, a legislação precisou ser bem completa, a fim de evitar dúvidas ou fraudes. Por isso dividimos esse tema em dois artigos.
Nesse texto vamos falar das regras e documentações obrigatórias para a utilização de tal equipamento. Se você ainda não viu o ultimo artigo, CLICK AQUI.
Arquivos AFD
O Arquivo de Fonte de Dados é uma das exigências da portaria 1510 para os relógios de ponto. Trata-se de um arquivo que deve estar armazenado na memória do REP, em que todos os registros realizados no equipamento ficam salvos.
E qual é a importância desse arquivo? Bom, com o AFD os dados não podem ser alterados e nem apagados. Além disso, ele deve ser emitido em formato “txt”, e, de acordo com a portaria, no AFD deverão constar as seguintes informações:
- Número Sequencial de Registro (NSR);
- PIS do trabalhador;
- Data da marcação de ponto;
- Horário da marcação de ponto.
Arquivos ACJEF
O ACJEF, ou Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais, é um arquivo gerado pelo Sistema de Registro de Ponto, o SREP, que deve constar as jornadas de trabalho feitas pelos colaboradores. Vale ressaltar que, caso a empresa seja submetida a uma fiscalização do MT, esse arquivo deve sempre estar disponível para acesso.
Sistema de tratamento de ponto
Uma coisa que precisamos sempre lembrar é que o REP não funciona sem o SREP, e essa também é uma exigência da portaria 1510. Parece bobagem, mas é preciso ressaltar que o relógio de ponto apenas realiza as marcações, e todo o tratamento de ponto deve ser feito em um sistema auxiliar.
Nesse sistema você pode fazer os apontamentos, conferir e, caso seja necessário, fazer o tratamento do ponto.
Normalmente as empresas utilizam o método de exportação dos dados, e todo final de mês precisam colher as informações do REP e importar para o SREP, mas hoje em dia existem sistemas que podem fazer isso em tempo real.
Arquivos AFDT
O arquivo de fonte de dados tratados pode ser emitido depois da empresa ter feito o tratamento de ponto. Esse relatório também pode ser pedido pelo fiscal em caso de auditoria, e nele deverá constar os pontos dos colaboradores já tratados.
Por exemplo, se houve alguma inclusão de ponto, ou se algum ponto foi desconsiderado, isso deve constar no AFDT.
Número NSR
Esse NSR é o Número Sequencial de Registros, e é obrigatório em todos os equipamentos de relógio de ponto eletrônico. Ele sempre deve iniciar pelo número 1 na primeira operação do REP fazendo a devida sequência.
Gerenciamento de batidas incorretas
Na sua empresa já aconteceu de um colaborador registrar o ponto duas vezes e você teve que desconsiderar ou excluir um dos registros?
Então, essa também é uma exigência da portaria 1510. Esse gerenciamento de batidas incorretas permite que a empresa faça a exclusão de batidas ou desconsidere a marcação de ponto indevida.
Essas alterações também devem constar no AFDT assim como falamos acima, e deve conter uma observação explicando o motivo dessa ação. Vale lembrar que as marcações registradas no REP não podem ser excluídas sem motivo.
Espelho de ponto (Portaria 1510)
O espelho de ponto é uma das exigências mais importantes da portaria 1510. Ele é um relatório que contém todos os dados da marcação dos funcionários, e deve seguir o layout apresentado no ANEXO II da portaria 1510
Comprovante do registro de ponto
Essa é uma das exigências mais polêmicas da portaria 1510. Ela define que toda marcação feita pelo REP deve emitir ao colaborador um comprovante daquele registro de ponto, para que ele consiga acompanhar as suas marcações.
Além disso, o papel que o REP imprime deve conter:
- Título escrito “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
- Identificação do empregador com nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
- Local da empresa;
- Número de fabricação do REP;
- Identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
- Data e horário do respectivo registro;
- NSR (Número Sequencial de Registro).
A polêmica em torno dessa exigência é que, muitas vezes, os colaboradores acabam descartando esse papel na porta da empresa após efetuarem a marcação de ponto. Isso é bastante perigoso, pois esse papel contém informações importantes do colaborador, como seu nome completo e PIS.
Além disso, um outro problema é que até o papel utilizado no REP tem especificações na portaria 1510, e as empresas acabam tendo um certo custo com bobinas e, consequentemente, sendo alvo da maioria das reclamações.
Conexão entre REP e software de tratamento de ponto
A portaria definiu que todo relógio de ponto deve ter uma porta padrão USB para que um auditor fiscal possa capturar os dados registrados.
O problema, contudo, é que sua conexão com o software de tratamento de ponto depende do tipo de REP utilizado. Para exportar os dados no final do mês, você pode inserir um pen-drive ou HD externo no relógio e coletar os dados e, em seguida, importar para o software de tratamento de ponto.
Um outro método que também pode ser utilizado é o de integração sistêmica, que é quando você usa um sistema de controle de ponto integrado ao seu relógio de ponto.
Essa integração sistêmica só foi possível graças ao decreto da portaria 373, que flexibilizou e permitiu o uso de novas tecnologias para controle de jornada dos colaboradores.
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